Rechtliches

Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung für die Datenverarbeitung auf dieser Website und für die in den Abschnitten 6 bis 11 beschriebenen Verarbeitungen im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit ist:

bwiiw GmbH
Florian Mertl, Geschäftsführer
Thürhamer Str. 27a
83043 Bad Aibling
Deutschland
Telefon: +49 172 8918803
E-Mail: info@bwiiw.com

Einen externen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da hierfür keine gesetzliche Verpflichtung besteht. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten Adresse.

2. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird gehostet bei [Hosting-Anbieter, Serverstandort Deutschland]. Beim Aufruf der Seiten werden, wie bei jedem Webserver technisch bedingt, Verbindungsdaten in sogenannten Server-Logfiles verarbeitet. Dazu können gehören:

• gekürzte oder anonymisierte IP-Adresse des anfragenden Geräts,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Datei und übertragene Datenmenge,
• Referrer-URL, Browsertyp und Betriebssystem.

Diese Daten dienen ausschließlich der technischen Bereitstellung, der Sicherheit und der Stabilität des Angebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse am sicheren und störungsfreien Betrieb. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen erfolgt nicht. Mit dem Hoster besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

3. Keine Cookies und kein Tracking

Diese Website setzt keine Cookies. Sie nutzt keine Analysedienste, keine Werbenetzwerke, keine Social-Media-Plugins und kein Profiling. Alle Schriften, Skripte und Bilder werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es werden keine externen Schriften, Skripte oder Inhalte von Dritten geladen, also insbesondere keine Google Fonts und keine Inhalte aus einem Content Delivery Network.

Technisch notwendig ist ein einziger Eintrag im sessionStorage Ihres Browsers. Er merkt sich, ob die kurze Intro-Animation in dieser Sitzung bereits gezeigt wurde, damit sie nicht bei jedem Seitenwechsel erneut abläuft. Der Eintrag hat keinen Personenbezug, verbleibt ausschließlich in Ihrem Browser, wird nicht an uns oder an Dritte übertragen und wird beim Schließen des Browser-Tabs gelöscht. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG, technisch erforderliche Speicherung.

4. Kontaktaufnahme per E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse und Inhalt Ihrer Nachricht, ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage.

Diese Website enthält kein Kontaktformular. Für E-Mail nutzen wir Microsoft 365, siehe Abschnitt 7. Die per E-Mail eingegangenen Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

5. Externe Links

Diese Website enthält Links zu externen Angeboten, unter anderem zu witalio.de, blingai.one, zu einer Profilseite bei LinkedIn und zu den Podcast-Plattformen Apple Podcasts, Spotify, YouTube Music und Amazon Music. Beim Anklicken solcher Links verlassen Sie diese Website. Für die Datenverarbeitung auf den verlinkten Seiten ist der jeweilige Anbieter verantwortlich, es gelten dort dessen Datenschutzbestimmungen. Daten werden erst dann an den jeweiligen Anbieter übermittelt, wenn Sie den Link aktiv anklicken.

6. Kunden, Interessenten und Geschäftspartner

Außerhalb dieser Website verarbeiten wir personenbezogene Daten von Kunden, Interessenten, deren Ansprechpartnern sowie von Geschäftspartnern. Dazu gehören insbesondere Name, Firma, Funktion, geschäftliche Kontaktdaten wie Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Inhalte der Kommunikation, Termin- und Besprechungsdaten, projektbezogene Unterlagen sowie Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten.

Wir verarbeiten diese Daten zur Anbahnung, Durchführung und Abrechnung unserer Beratungs- und Entwicklungsleistungen, zur Kommunikation und Zusammenarbeit in Projekten sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartner sind oder die Verarbeitung vorvertraglichen Maßnahmen dient, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit wir Daten von Ansprechpartnern bei Unternehmen und Organisationen verarbeiten. Unser berechtigtes Interesse liegt in der ordnungsgemäßen Durchführung der Geschäftsbeziehung mit Ihrem Arbeitgeber oder Auftraggeber.

Soweit wir die Daten nicht bei Ihnen selbst erheben, erhalten wir sie von Ihrem Arbeitgeber oder Auftraggeber im Rahmen der Geschäftsbeziehung oder aus öffentlich zugänglichen Quellen wie Unternehmenswebsites oder dem Handelsregister. Die Bereitstellung der Daten ist für den Abschluss und die Durchführung eines Vertrags erforderlich. Ohne diese Daten können wir einen Vertrag in der Regel nicht schließen oder durchführen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

7. Kommunikation und Zusammenarbeit mit Microsoft 365

Für E-Mail, Kalender, Besprechungen und Anrufe über Microsoft Teams sowie für die Ablage und den Austausch von Dokumenten über OneDrive und SharePoint nutzen wir Microsoft 365. Dabei werden insbesondere Kontaktdaten, Inhalte von E-Mails und Nachrichten, Termin- und Teilnahmedaten, Dokumente sowie technische Verbindungs- und Nutzungsdaten verarbeitet. Bei Besprechungen in Teams werden zusätzlich Bild- und Tondaten verarbeitet, soweit Sie Kamera und Mikrofon aktivieren.

Auftragsverarbeiter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Mit Microsoft besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Ruhende Daten werden in Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb der EU-Datengrenze von Microsoft.

In begrenzten Fällen kommt es zu Übermittlungen in die USA und in weitere Drittländer, insbesondere bei Anrufen und Besprechungen in Teams mit Teilnehmenden außerhalb der EU, bei der Telefonie, beim Netzwerk-Routing sowie für Sicherheitsfunktionen und Support. Übermittlungen in die USA stützen sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem die Microsoft Corporation zertifiziert ist, sowie ergänzend auf EU-Standardvertragsklauseln. Übermittlungen in weitere Drittländer erfolgen auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags mit Ihnen dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren und effizienten Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kunden, Interessenten und Geschäftspartnern.

8. Einsatz von KI-Diensten

Bei der Erbringung von Beratungs- und Entwicklungsleistungen setzen wir den KI-Dienst Claude des Anbieters Anthropic ein, etwa für Recherche, für die Erstellung und Überarbeitung von Texten, Konzepten und Präsentationen, für die Auswertung von Unterlagen und für die Softwareentwicklung. Dabei können personenbezogene Daten verarbeitet werden, die in Projektunterlagen, Korrespondenz oder Quelltexten enthalten sind, etwa Namen, Funktionen und geschäftliche Kontaktdaten von Ansprechpartnern. Personenbezogene Daten verarbeiten wir dabei nur im erforderlichen Umfang.

Auftragsverarbeiter ist die Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Mit Anthropic besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Nach den geschäftlichen Bedingungen von Anthropic werden die verarbeiteten Daten nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Anthropic übermittelt Daten an die Anthropic, PBC sowie an Unterauftragsverarbeiter in den USA und in weiteren Drittländern. Diese Übermittlungen erfolgen auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO in Form von EU-Standardvertragsklauseln.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Einsatz der Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten und qualitativ hochwertigen Erbringung unserer Beratungs- und Entwicklungsleistungen.

Besprechungen zeichnen wir gelegentlich mit dem Diktiergerät Plaud Note Pro auf und lassen sie zur Erstellung von Besprechungsprotokollen transkribieren und zusammenfassen. Das geschieht ausschließlich mit vorheriger Einwilligung aller Teilnehmenden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Nach einem Widerruf löschen wir Aufnahme und Transkript. Verarbeitet werden Sprachaufnahmen, Transkripte und Zusammenfassungen. Im Transkript werden Sprecher unterschieden, aber nicht namentlich zugeordnet; Stimmprofile zur Identifizierung legen wir nicht an. Auftragsverarbeiter ist die Plaud, Inc., 8 The Green, Ste A, Dover, Delaware 19901, USA, mit der ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO besteht. Aufnahmen werden für Nutzer in der EU nach Angabe von Plaud in Frankfurt gespeichert. Plaud setzt weitere Dienstleister ein, darunter Anbieter von KI-Modellen. Eine Verarbeitung in den USA und weiteren Drittländern ist vertraglich vorgesehen; Grundlage sind EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die im Datenschutznachtrag von Plaud enthalten sind (plaud.ai/pages/data-processing-addendum). Die Audiodatei löschen wir nach Erstellung des Protokolls, spätestens nach 30 Tagen. Transkripte und Zusammenfassungen bewahren wir wie die übrigen Projektunterlagen auf (Abschnitt 11).

9. Angebote, Rechnungen und Buchhaltung

Für die Erstellung von Angeboten und Rechnungen sowie für die Buchhaltung nutzen wir Lexware Office. Verarbeitet werden insbesondere Name, Firma, Anschrift, Kontaktdaten der Ansprechpartner sowie Rechnungs- und Zahlungsdaten. Auftragsverarbeiter ist die Haufe Service Center GmbH, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg, Deutschland, mit der ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO besteht. Die Kernfunktionen von Lexware Office werden in Deutschland gehostet (Amazon Web Services, Rechenzentrum Frankfurt). Für ergänzende Funktionen wie E-Mail-Versand, Support und Analyse setzt der Anbieter Unterauftragsverarbeiter ein, die teilweise ihren Sitz in den USA haben; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Durchführung und Abrechnung des Vertrags sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 14 UStG, §§ 238, 257 HGB und § 147 AO für die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten. Soweit erforderlich, geben wir diese Daten an unsere Steuerberatung und an Finanzbehörden weiter. Die Aufbewahrungsfristen sind in Abschnitt 11 aufgeführt.

10. Empfänger

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die sie für die genannten Zwecke benötigen. Externe Empfänger sind:

• der Hoster dieser Website für die Server-Logfiles, siehe Abschnitt 2,
• Microsoft Ireland Operations Limited für Kommunikation, Zusammenarbeit und Dokumentenablage, siehe Abschnitt 7,
• Anthropic Ireland, Limited für den Einsatz von KI-Diensten, siehe Abschnitt 8,
• Plaud, Inc. für Aufnahme und Transkription von Besprechungen mit Einwilligung, siehe Abschnitt 8,
• Haufe Service Center GmbH (Lexware Office) für Angebote, Rechnungen und Buchhaltung, siehe Abschnitt 9,
• gegebenenfalls unsere Steuerberatung und Finanzbehörden, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Übermittlungen in Drittländer und die jeweiligen Garantien sind in den Abschnitten 7 und 8 beschrieben.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Daten aus Geschäftsbeziehungen löschen wir, sobald sie für die Durchführung und Abwicklung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen:

• Rechnungen und Buchungsbelege: 8 Jahre,
• Handelsbücher und Jahresabschlüsse: 10 Jahre,
• empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre.

Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist.

12. Rechte der Betroffenen

Ihnen stehen nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten nach Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung unrichtiger Daten nach Art. 16 DSGVO,
• Löschung nach Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 21 DSGVO.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@bwiiw.com. Unabhängig davon haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, Art. 77 DSGVO. Zuständig ist für uns das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 27, 91522 Ansbach.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen an der Website oder an rechtlichen Vorgaben dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte aktuelle Fassung.

Stand: Oktober 2026

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